Рекомендации по сканированию документов

Автор: Олег Ефимов

Уважаемые клиенты, в нашей компании принято работать не с оригиналами, а с электронными копиями ваших весьма ценных документов. В связи с этим мы просим вас придерживаться следующих общепринятых требований к сканированию документов.

Сканирование — процесс перевода в цифровую форму (оцифровка) включает в себя формирование электронных копий документов в формате TIFF, PDF.

Страницы, содержащие черно-белые и серые иллюстрации, сканируются в режиме 8-bit Grayscale (256 градаций серого) с разрешением 150 DPI или 300 DPI.

Страницы, содержащие цветные иллюстрации, сканируются в режиме RGB (цветной режим) с разрешением 150 DPI или 300 DPI.

Настройки яркости и контрастности производятся для достижения наилучшего результата в части чёткости и цветности изображения и для оптимальной эффективности распознавания типографского текста.

Требования к доступности информации

  • Файлы должны открываться на просмотр стандартными средствами, предназначенными  для работы с ними в среде операционной системы MS Windows 2000/XP/Vista/7/8 без предварительного вывода на экран каких-либо предупреждений или сообщений об ошибках.
  • Не допускается в файлах устанавливать опцию запрета печати содержимого файла.
  • Не допускается устанавливать в файлах парольную защиту на открытие файла.
  • В качестве основных форматов представления цифровых образов отсканированных материалов должны использоваться TIFF (для документов формата более А4) и PDF (основной формат). Использование других форматов не рекомендуется.
  • Документы, состоящие из нескольких страниц, должны сканироваться в многостраничном режиме. То есть после сканирования такого документа должен получиться один файл, содержащий образы всех страниц документа.
  • В случае сканирования документа, состоящего из одной бумажной страницы, допускается использовать формат JPEG. 
  • Формат PDF используется для полного представления документа в электронном виде. PDF-документ должен представлять собой многостраничный электронный документ (файл) в формате PDF.

Требование к названию файла.

Название файла должно начинаться с даты его подписания, выдачи или создания в бумажном варианте (год, месяц,  день),  к примеру,  «2016.01.01 договор купли-продажи доли в уставом капитале ООО «ЮРИСТ КАЛИНИНГРАД» №55».

В случае возникновения сложностей наши специалисты готовы вам оказать посильную помощь. Просим обратить внимание,  что время,  затраченное на приведение документов в соответствие требованиям,  также тарифицируется.


Также рекомендуем ознакомиться с нашей заметкой Создаем PDF в Windows 10 , в которой расскажем о том, как можно распечатать любой документ сразу в PDF.

В работе с фалами PDF рекомендуем сервис Essential Online PDF Tools