Сетикет электронной почты

Автор: Олег Ефимов

Про электронную почту сегодня уже знает каждый, но не каждый знает, правила электронного общения посредством почты. В данной заметке я постараюсь описать те правила, которых лично я придерживаюсь при электронной переписке.

Обязательно заполните поле «Тема» («Subject»)

В теме следует кратко изложить суть письма, к примеру: «Правовое заключение по вопросу ***». Правильное заполнено поле темы письма позволит получателю не только установить его приоритет перед другими десятками или сотнями писем, но и вообще, поможет ответить на вопрос «открывать его или нет», а это зачастую самый важный вопрос. В переписке с зарубежными коллегами зачастую встречаются сокращения: [REQ] — запрос (для справки), [ACTION] — действие (к исполнению), [FYI] —  к сведению (для вашей информации).  Думаю, использование таких сокращений вполне обоснованным.

Сохраняйте цепочку писем

На полученное письмо следует ответить нажатием на кнопку «Ответить» («Reply»). При этом не в ответное письмо не только вставляется цитата первоначального письма, но и сама переписка приобретет вид некого чата, в котором легко проследить всю историю переписки. Желательно чтобы разным обсуждаемым темам были посвящены разные цепочки писем.

Употребление имен собственных в поле «От кого» («From»)

Имена должны быть написаны латиницей, в транслите, например: Oleg Efimov [efimovoa@yandex.ru]. Русские имена желательно не использовать, так как у сотрудников зарубежных компаний и их представительств в России почтовые серверы могут блокировать или искажать почту с заголовками в национальных кодировках. Также очень желательно данное поле отредактировать в настройках почтовых сайтов, к примеру Yandex Mail <***@yandex.ru> выглядит весьма странно.

Структура письма

Письмо по своей структуре должно соответствовать структуре процессуального документа и должно содержать: вводную, мотивировочную и резолютивную часть. При этом желательно, чтобы в вводной части кратко в несколько предложений было описано требуемое от получателя действие.  Большинству получателей просто лень читать письмо до самого конца, поэтому к первым нескольким предложениям нужно быть особо внимательным. Текст длинного письма непременно должен быть разделен на абзацы в 5-6 строк. При этом не стоит забывать, что электронное письмо должно быть кратким и ясным, а длинные тесты все же желательно оформлять приложением к письму.

Используйте профессиональные шрифты

Шрифт, который вы используете в вашей электронной почте является отражением вас. Мультяшно-разноцветные шрифты не добавляют солидности переписке и могут быть не совсем верно оценены. Лучшими шрифтами  для деловой переписки являются Times New Roman, Arial и другие книжные шрифты. Кроме того, следует воздерживаться от использования в переписке исключительно заглавных букв, так как это может быть расценено как агрессия или крик. В целом электронное письмо должно выглядеть как документ, а не записка маме. Внешний вид письма должен быть максимально удобен для восприятия.

Добавьте блок с контактной информацией

Лично мне очень нравятся подписи к письмам, содержащие не только ФИО, должность, телефоны и адреса, но и фото адресата. Как минимум это позволяет идентифицировать личность получателя. К примеру, ниже вы можете увидеть образец моей подписи в электронной переписке.

Конечно же, письмо не должно содержать орфограмматических ошибок, специфических сокращений, непонятных для получателя терминов, всякого рода смайлов и всего того, что в принципе не допускается в деловой переписке. Отвечать на письма желательно ответить в течение суток, как минимум, сообщив сроки детального ответа. Использование же автоответчиков скорее всего нужно отнести к дурному тону, поскольку по своему примеру могу отметить, что такие получатели обычно совсем не отвечают.

Электронный диалог заканчивает тот, кто инициировал переписку, с пожеланиями всего наилучшего.