История о том, как 35 файлов на 78 страницах превратить в 10 правильных документов на 11 листах.

Автор: Олег Ефимов

Одним из направлений нашей работы является создание конструкторов юридических документов, которые:

Экономят время и ресурсы компании. Мы разрабатываем универсальные шаблоны, чтобы освободить их от ежедневной проверки десятков вариантов однотипных документов.

Минимизируют риски. Стандартизируем ваши документы, превращая их в настраиваемые шаблоны. Исключите человеческий фактор за счет автоматического заполнения данных.

Сокращают издержки. Снижайте трудозатраты и расходы на подготовку документов и повышайте рентабельность вашей компании.

Повышают производительность. Увеличивайте продуктивность работы сотрудников без расширения штата за счет рационального использования ресурсов.

Улучшают качеств документов. Обеспечьте высокую точность и юридическую грамотность информации, содержащейся в критически важных для бизнеса документах.

Наш конструктор создается на базе пакета Microsoft Office, который есть у каждого. Вам не нужно ничего докупать. Настраивайте умные шаблоны и создавайте документы без помощи программистов.

Мы гарантируем, что вы будете в восторге.

А теперь сама История о том, как 35 файлов на 78 страницах превратить в 10 правильных документов на 11 листах.

Зоопарк. В три захода прислали 35 файлов с 56 документами на борту. Из них 10 файлов было в формате .xls, 3 в .doc, 1 в .odt. В каждом файле .xls от 3 до 7 документов. Теперь я видел все.

Единый формат. Хороший зоопарк – это Калининградский зоопарк, а вот зоопарк из юридических документов – зло, а договоры в excel так вообще крайняя форма извращения. Программа для работы с текстами – это Word, а Excel предназначен для анализа. Все документы перенесли в Word.

Фирменный стиль. У каждого исходного документа собственное форматирование: разные шрифты, размеры шрифтов, межстрочное расстояние и т. д. В некоторых документах встречается до 4 типов форматирования. Естественно, при этом даже речи не может быть ни о каком фирменном стиле. Создали специальный шаблон, оформили документы в едином стиле.

Техника. Документ должен радовать глаз и быть удобным в работе. Заменили ручную нумерацию пунктов автоматической, установили перекрёстные ссылки, создали закладки, настроили колонтитулы и пр. Теперь с документом можно работать.

Анализ. Пообщались с собственником, определили бизнес-процессы, составили список необходимых юридических документов.

Удаляем лишнее. Объединили взаимосвязанные документы, часть документов удалили, из остальных удалили лишнее.

Создаем базу данных. Проанализировали исходные данные, создали базу. В базу будут вноситься данные клиентов и формироваться документы. Также база будет использоваться для создания рассылок и анализа деятельности предприятия.

Конструирование. Мы создаем шаблоны для ежедневного использования, быстрого и безошибочного заполнения. Юридические документ конструируется таким образом, чтобы меняется в зависимости от данных базы. К примеру, один и тот же договор для граждан и юрлиц может содержать абсолютно разные положения.

Юридическая правка. На данном этапе происходит удаление мусора и добавление важного.

Удаляем повторения. В тексте договора бывают не только близкие по смыслу пункты, но и полностью идентичные. Такие пункты мы объединяем в один.

Удаляем императивные нормы. Есть положения закона, которые стороны не вправе в договоре изменить. К примеру, договором нельзя запретить потребителю обращаться в суд с иском по месту его жительства. Такие нормы удаляются.

Удаляем нормы по умолчанию. Большинство положений гражданского права могут быть изменены сторонами, однако если стороны их не изменили, то действуют правила по умолчанию. Смысла переписывать в договор положения закона не имеется.

Упрощаем. «Юридический язык» сложен для понимания. Если о содержании пункта спорят юристы, его нужно упрощать. Договор должен быть понятен не только юристу, но и всем остальным.

Добавляем важное. А эта часть работы известна любому юристу – это то, за что нам обычно платят.

Итог. Теперь у нашего клиента 10 файлов на 11 листах. 10 файлов позволяют создавать множество вариаций юридических документов на разные случаи жизни. Все эти документы будут составляться быстро и без ошибок.

Заказать услугу

Раз в неделю мы рассылаем самые интересные наши статьи и правовые советы. Подписывайтесь и не пропустите.